Pracovní návštěva ze zahraničí
Pokud vás čeká pracovní návštěva ze zahraniční a nejste si úplně jistí, jak se o ni postarat nebo jak se při ní chovat, přečtěte si následující článek.
Kromě poctivé odborné přípravy na samotné jednání je klíčem k úspěchu znalost etikety země, případně zemí, odkud vaši hosté přijíždějí.
Musíte vědět, jak správně hosty pozdravit a oslovit, jakým způsobem vést jednání, jaké zajistit občerstvení i jaké dárky zvolit. O jakých společenských tématech je vhodné konverzovat a kterým je třeba se vyhnout.
Velmi doporučuji nepodcenit znalost náboženství v konkrétních zemích, neboť zásadně ovlivňuje životní styl místních lidí. A jedno jediné faux pas vám může pokazit pracovní úspěch i přátelské vztahy.
Dobrým začátkem je přivítat hosty na letišti při jejich příletu, zajistit jejich dopravu do hotelu a pomoci jim na recepci s ubytováním. Cestu do hotelu lze využít ke společenské konverzaci (small talk) na téma průběh cesty, zajímavosti o České republice a také k připomenutí programu na další den.
Podle zaměření pracovních aktivit také doporučte vhodný dress code. Pokud plánujete prohlídku stavebních prostor nebo zemědělské farmy, uvítají vaši hosté méně formální oblečení než při podepisování důležité smlouvy.
Až budete vybírat restauraci a zajišťovat občerstvení, myslete na to, že je mnoho zemí, kde nekonzumují určitý druh masa nebo alkohol. Tradiční česká kuchyně se smetanovými omáčkami a vepřovým masem nebude vhodná pro hosty z muslimských zemí nebo z Izraele.
Vaše vizitky pro zahraniční hosty mějte v angličtině. Nejste-li držitelem doktorského titulu (PhD) vyhněte se uvádění svého akademického titulu.
Samotný průběh pracovního jednání v naší zemi má tyto zvyklosti:
Vhodným časem pro důležitá jednání je dopoledne kolem 10 nebo 11 hodiny a odpoledne mezi 14 a 16 hodinou.
Vhodným oblečením pro významná jednání je formal dress code. Tedy oblek včetně kravaty pro muže a pro ženy kostým a uzavřené boty. Pozornost je důležité věnovat i doplňkům jako je vhodná aktovka či kabelka, reprezentativní poznámkový blok a psací potřeby. Sluneční brýle ve vlasech ani příliš výrazné šperky nejsou žádoucí.
Návštěvu by měla na recepci očekávat sekretářka nebo mladší kolega a doprovodit ji co nejrychleji na místo jednání.
Hostitel nebo hostitelka přivítá návštěvu ve stoje, pozdraví a podá ruku. Ruka se nepodává přes stůl, není to zdvořilé. Ruku nenabízejte muslimkám ani věřící Židovce.
Po usazení návštěvy si sedá hostitel. Nejlépe, pokud se jedná u jednacího nebo konferenčního stolu. Není vhodné, aby hostitel seděl za svým pracovním stolem.
V případě, že se účastníci jednání neznají, tak hostitel i hlavní host představí členy svého týmu a uvede jejich pracovní pozici, případně i jejich úkol na jednání. Před zahájením jednání se předávají vizitky, pokud se ještě účastníci jednání neznají.
Zcela zásadní je koncentrace všech účastníků jednání. Když některý z nich v průběhu jednání sleduje internet, vyřizuje korespondenci nebo telefonické hovory, snižuje tím jeho důstojnost a vyjadřuje malý respekt k výsledku jednání i ke kolegům a partnerům.
Jako hostitel byste měli nabídnout malé pohoštění, zejména nápoje. Alkohol vhodný není.
Jednání končí hostitel, rozloučí se a určený pracovník nebo sekretářka doprovodí hosty k východu.
Podle předešlé dohody hosté pokračují ve svém programu nebo je jim jako hostitel můžete zajistit transport do hotelu.